van de nova

Voorkom problemen: verleng de advocatenpas op tijd

Sommige advocaten vergeten hun advocatenpas op tijd te verlengen. Dat kan vervelend uitpakken. Zonder geldige pas kunnen zij geen gegevens in Mijn Orde wijzigen, zoals de inkomens­categorie of geheim­houdernummers. Ook kunnen zij geen machtigingen verlenen in het advocaten­pas­portaal. Zijn de contactgegevens niet actueel? Dan komen belangrijke berichten, zoals nieuwsbrieven of mededelingen van de NOvA niet aan. En zonder geldige pas is er geen toegang tot de recht­bank en is digitaal procederen onmogelijk.

Genoeg redenen dus om de advocatenpas op tijd te verlengen en persoonlijke gegevens bij te houden. Toch gaat het nog weleens mis. Advocaten hebben het druk of denken er niet aan, vooral als ze niet vaak procederen. Dat kan problemen geven. ‘Vraag daarom zeker een maand voordat de pas verloopt een nieuwe aan,’ zegt Hans Wieman, projectleider ICT bij de NOvA. ‘Want verlengen duurt al snel één tot twee weken. Advocaten loggen dan met hun huidige pas in om een nieuwe te bestellen. Is de pas al verlopen? Dan is de aanvraagprocedure uitgebreider en dat kost meer tijd. Die extra tijd hebben advocaten op dat moment vaak niet.’

Waarom een advocatenpas zo belangrijk is

De advocatenpas is het officiële identificatiemiddel van de ruim negentienduizend advocaten die bij de NOvA zijn ingeschreven. Met deze pas kunnen zij veilig inloggen op digitale omgevingen zoals Mijn Orde, de Raad voor de rechtspraak, het CJIB, de IND, de Hoge Raad, de Raad van State en de besloten delen van lokale orden-websites.

De pas is ook nodig om digitaal te procederen, dossiers in te zien en iemand te machtigen. Daarnaast geeft de pas toegang tot recht­banken en gevangenissen. Wieman: ‘Soms bellen advocaten in paniek omdat hun pas is verlopen. Ze kunnen dan niet meer inloggen en daardoor digitaal geen proces­stukken indienen. Dat is voor hun cliënten natuurlijk heel vervelend. Als een medewerker is gemachtigd, kan die inloggen. Dus dan komt het wel goed. Maar als er niemand is, kan het wel twee weken duren voordat de advocaat een nieuwe pas heeft. In die tijd kunnen ze hun cliënten niet goed helpen in hun rechtszaak.’

Slimme back-up: de gemachtigdenpas

Advocaten kunnen een gemachtigdenpas aanvragen voor een medewerker van het kantoor, zodat die namens de advocaat kan inloggen op de digitale omgevingen. Ook kan een advocaat een collega-advocaat machtigen. Grote kantoren doen dit vaak al, maar ook eenmanskantoren hebben er veel voordeel van. Zo kan een collega een zaak overnemen tijdens ziekte of vakantie. ‘En het is een handige back-up als een advocaat per ongeluk tóch een verlopen pas heeft,’ aldus Wieman.

Advocaten vragen de gemachtigdenpas aan via advocatenpas.advocatenorde.nl, op dezelfde plek waar ze ook de verlenging van hun eigen pas regelen. Via ‘Beheer advocaat’ en ‘Nieuw persoon machtigen’ wordt een collega-advocaat of medewerker gemachtigd. Zodra die persoon de pas of activeringscode heeft, bepaalt de advocaat welke rechten worden toegekend. Een gemachtigde kan niet alle persoonlijke gegevens wijzigen in Mijn Orde. Let op: vergeet niet eerst een medewerker via Mijn Orde als gemachtigde aan te melden bij de NOvA.

De fysieke pas en de advocatenpas-app

Er zijn twee varianten van de advocatenpas: de fysieke pas en de advocatenpas-app. Beide zijn drie of vijf jaar geldig en voldoen aan strenge veilig­heidsregels. De fysieke pas en de activatiecode voor de app worden daarom altijd persoonlijk overhandigd.

• Fysieke advocatenpas met chip: deze gebruiken advocaten samen met een cardreader. De cardreader genereert elke keer een unieke code om veilig in te loggen op digitale portals. Met deze pas hebben advocaten ook toegang tot gebouwen, zoals recht­banken en gevangenissen.
• Advocatenpas-app (plus chiploze fysieke pas): dit is een app op de smartphone. Bij het inloggen wordt eerst het A-nummer ingevuld. Daarna verschijnt een melding op de telefoon. Die bevestigt de advocaat met een pincode, vingerafdruk of Face ID. Wie voor de app kiest, krijgt ook een chiploze fysieke pas om recht­banken en andere beveiligde locaties binnen te komen.

Zorg dat persoonlijke gegevens in Mijn Orde kloppen

In Mijn Orde staan alle persoonlijke gegevens van advocaten, zoals het kantoor, de rechts­gebieden, geheim­houdernummers, telefoon­nummers, mailadressen en de inkomens­categorie. Het up-to-date houden van de gegevens is belangrijk. Pauline van der Sman van het Informatiepunt voor advocaten: ‘Als de gegevens van een advocaat in Mijn Orde niet kloppen, missen ze belangrijke mails van recht­banken en de NOvA.’ Ze krijgt veel telefoontjes over de advocatenpas. ‘We helpen natuurlijk graag, maar veel antwoorden staan ook op onze website.’

Opleidingspunten makkelijk bijhouden

Extra handig: advocaten kunnen sinds dit jaar makkelijk in PE-online hun opleidings­punten bijhouden. Hiervoor loggen ze ook in op Mijn Orde. Elk jaar moeten ze minstens twintig punten behalen door opleidingen te volgen of mee te doen aan bijvoorbeeld intervisie. ‘Het is handig om de punten overzichtelijk op één plek te hebben. Bovendien ontstaat zo een goed beeld van de behaalde punten over meerdere jaren,’ aldus Van der Sman.

Tips om de pas op tijd te verlengen

Kortom, advocaten doen er slim aan hun advocatenpas op tijd te verlengen. Zo voorkomen ze dat ze hun cliënten niet meer kunnen helpen en onnodig lang moeten wachten. Leverancier Digicert QuoVadis stuurt zes weken voor de vervaldatum een herinnering, maar het is belangrijk zelf de vervaldatum in de gaten te houden. Die vervaldatum staat op elke pas aangeven. Daarom tot slot drie tips:

1. Zet ruim vóór de vervaldatum een herinnering in de agenda of digitale kalender. Laat ook iemand op kantoor alle vervaldata bijhouden en een seintje geven.
2. Kijk op advocatenpas.advocatenorde.nl. Daar wordt sinds kort ook de verloopdatum van de pas en de app getoond.
3. Controleer eens per jaar of de advocatenpas nog geldig is. Dat kan bijvoorbeeld bij het invullen van de Centrale Controle Verordening (CCV) die de lokale orden nodig hebben. Hierin wordt gevraagd of de Advocatenpas nog geldig is.