vak & mens praktijk
Waardering van nuttige niet-declarabele uren is de sleutel tot duurzame groei van het kantoor. Te vaak blijft echter de opbrengst van niet-declarabele uren onzichtbaar.
Niet-declarabele uren worden binnen advocatenkantoren onvoldoende gezien of zelfs niet eens geschreven, terwijl juist deze uren cruciaal zijn voor duurzame groei en innovatie. Het probleem? Ze blijven onzichtbaar of worden geschreven op algemene ‘vluchtcodes’. Tijd om daar verandering in te brengen en het potentieel van deze uren te benutten als een strategische investering in de toekomst.
Waar declarabele uren de motor zijn van de omzet nú, zijn zinvol bestede niet-declarabele uren het fundament voor groei, innovatie en concurrentievoordeel.
Het beter waarderen van de waardevolle niet-declarabele uren komt de duurzame groei van het kantoor ten goede. Worden deze uren meer strategisch ingezet, dan blijken ze een investering in de versterking van het kantoor en zorgen ze voor meer betrokkenheid van de medewerkers.
De echte waarde
Niet-declarabele uren omvatten een breed scala aan activiteiten: marketing, kennisontwikkeling, productinnovatie, procesverbeteringen en teamtraining.
Hoewel ze niet direct declarabel zijn, zijn ze op een andere manier van grote waarde.
1. Marketing, relatiemanagement en businessdevelopment
Het opbouwen van een sterk merk, het publiceren van artikelen of blogs, en het persoonlijk investeren in relaties met cliënten en met prospects creëert zichtbaarheid en vertrouwen. Het effect hiervan zie je niet direct terug in een factuur, maar wel in een beter gevulde commerciële pijplijn.
2. Opleiding en kennisontwikkeling
De juridische sector verandert snel. Wetgeving, jurisprudentie en technologische ontwikkelingen vragen om voortdurende kennisvernieuwing. Ruimte voor training versterkt de kennis. Beter opgeleide medewerkers onderscheiden zich in de markt en geven betere oplossingen voor de problemen van de cliënt. Dat is niet alleen inhoudelijk: de cliënt vraagt advocaten juist zich te verdiepen in de business én maatschappelijke context (lees ESG).
3. Innovatie en productontwikkeling
De marktomgeving is concurrerend en bedrijven stellen hogere eisen aan de dienstverlening. Tijd vrijmaken om interne processen te verbeteren, nieuwe diensten te ontwikkelen of technologie te integreren (zoals documentautomatisering of AI-tools) zorgt dat het kantoor een concurrerende positie behoudt of zelfs uitbouwt.
4. Ontwikkelen van medewerker
Een gezond werkklimaat trekt talent aan en behoudt dat. Niet-declarabele uren besteden aan mentorschap draagt bij aan een hogere productiviteit en een lager personeelsverloop. Zeker nu AI-tools het eenvoudigere werk kunnen overnemen, moet het kantoor nadenken over hoe de medewerkers worden opgeleid. Dat vraagt aandacht en tijd van de partners.
Een niet onbelangrijk gevolg van het betrekken van medewerkers bij de opbouw, vernieuwing en verbetering van kantoor is dat zij zich meer verbonden voelen bij de organisatie. Het kantoor zelf geeft en passant eerder ruimte aan het ontwikkelen van talenten die straks als partner nodig zijn.
Kwaliteit boven kwantiteit
Een te sterke focus op declarabele uren vermindert de aandacht voor het opbouwen van het kantoor. Advocaten worden gestimuleerd om zo veel mogelijk uren te draaien, waardoor er geen tijd, waardering of aandacht is voor andere, nuttige zaken. Het kantoor levert daarmee in op commerciële kracht, vernieuwing en het verder ontwikkelen van de medewerkers en uiteindelijk op klanttevredenheid. Daarom moet de focus ook op de nuttige niet-declarabele uren.
Bespreek met een medewerker met veel uren voor marketing de resultaten uit deze inspanningen. Zijn de resultaten goed, waardeer de medewerker. Is er echter ruimte voor verbetering, dan wordt dat ook zichtbaar. Bied dan bijvoorbeeld een commerciële training aan of koppel de medewerker aan een commercieel talent.
Een medewerker die een aantal uren voor publicaties schrijft en deze artikelen geplaatst krijgt in de beoogde media, kun je motiveren meer te schrijven. De publicaties zijn een uithangbord voor kantoor.
Geef medewerkers een paar uur per maand voor het gericht experimenteren met AI en laat ervaringen terugkoppelen. Kijk wat er gebeurt.
Voor de jongere generaties gaat het om meer dan omzet en uren alleen. Ruimte voor ontwikkeling en waardering voor andere nuttige inspanningen is motiverend. Het helpt bij behoud en recruitment van goede mensen.
ESG: advocaten mogen uren besteden aan een maatschappelijk doel.
1. Bepaal wat ‘nuttige’ niet-declarabele uren zijn
Niet alle niet-declarabele activiteiten zijn waardevol. Maak een duidelijk onderscheid in de urencodes in activiteiten die bijdragen aan groei, kennis en innovatie.
2. Maak niet-declarabele uren zichtbaar
Menig kantoor registreert alleen declarabele tijd. Door ook niet-declarabele uren te volgen en te koppelen aan concrete doelen wordt duidelijk waar deze tijd aan wordt besteed en wat de opbrengst is. Vraag de medewerker bij het schrijven van de uren ook te benoemen wat hij of zij exact heeft gedaan. Dat is waardevolle informatie voor de verdere persoonlijke ontwikkeling.
3. Bepaal de ruimte voor de nuttige niet-declarabele uren
Het bepalen van een doelstelling en het tonen van de nuttige uren in de urenrapportages zorgen voor zichtbaarheid van de tijd in de versterking van het kantoor. De uren voor bijvoorbeeld een recruitment event worden zichtbaar gewaardeerd en zitten de declarabele norm niet in de weg.
4. Beloon de inspanningen
Veel bonusstructuren zijn gericht op declarabele uren. Waardeer bij de beoordeling van medewerkers ook de bijdragen aan marketing, procesverbeteringen of kennisdeling. Dat stimuleert participatie in de verbeterinitiatieven en geeft ruimte voor ontwikkeling.
Bij deze gesprekken zorgt de beschrijving van de activiteiten (punt 2) voor een inhoudelijk gesprek over het werk. Overigens niet alleen tijdens de beoordeling. Dat moet doorlopend, om te tonen dat er ook waarde ervan wordt gezien.
Conclusie
Het succes van een advocatenkantoor wordt niet alleen bepaald door de omzet van vandaag, maar ook door de investeringen in de omzet van morgen. Door nuttige niet-declarabele uren een plek te geven in de besturing van kantoor creëer je een toekomstbestendig kantoor dat niet alleen harder, maar vooral slimmer werkt.
Bijkomend effect is dat het motiverend is voor medewerkers om mee te bouwen aan de toekomst, hun kennis en vaardigheden te versterken en zich te kunnen bekwamen in innovatie, werving en commercie.