vak & mens

door Bendert Zevenbergen

Bij Pels Rijcken zetten de advocaten het notariaat stop in de nasleep van de fraudezaak. Hoewel de schok groot was, volgden andere combinatiekantoren dat voorbeeld niet. ‘We hebben nog eens goed gekeken naar onze eigen structuur en ons betalingsverkeer, maar de voordelen van samen­werking zijn onmiskenbaar.’

In 2002 luidde toenmalig algemeen deken Marek Guensberg de noodklok over een ontwerp voor een nieuwe notariële verordening die samen­werking tussen advocaten en notarissen volgens hem praktisch onmogelijk zou maken. ‘Veel ingrijpender zijn de consequenties voor maatschappen waarin advocaten en notarissen sedert jaar en dag samenwerken, zonder dat dit aanwijsbare problemen heeft opgeleverd,’ aldus Guensberg in een betoog onder de titel Kiezen of delen. ‘Die samen­werking zal beëindigd moeten worden. […] Notarissen en advocaten zullen verder moeten in hun eigen zelfstandige onder­neming met een eigen beleid en dus zal winst- en verliesdeling niet meer plaatsvinden.’

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) had in het ontwerp van de samen­werkingsverordening opgenomen dat notarissen alleen binnen een eigen juridische entiteit met advocaten mogen samenwerken, dit met het doel om de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de notaris te waarborgen. Uiteindelijk werd de soep niet zo heet gegeten en konden bestaande samen­werkingen in stand blijven. Nadien, in een nieuwe verordening van 2016, werden de regels zelfs verruimd en in lijn gebracht met de eisen die de Nederlandse orde van advocaten (NOvA) aan samen­werkingsverbanden stelt.

Een strikte scheiding had wellicht kunnen voorkomen dat ook de advocaten binnen Pels Rijcken mee werden gezogen in de schade die notaris Frank Oranje had aangericht. De 34 partners zagen zich gedwongen de benadeelde klanten volledig te compenseren, voor in totaal twaalf miljoen euro. Het kantoor, dat inmiddels afscheid heeft genomen van het notariaat, heeft nu een vordering uitstaan op de nalatenschap van Oranje.

Intensief samenwerken

‘We hebben naar aanleiding van de zaak bij Pels Rijcken een extern adviseur gevraagd om het proces rondom het eigen betalingsverkeer en derdenrekeningen nog eens onder de loep te nemen en te zien of er mogelijk blinde vlekken zijn,’ zegt Jesse Zijlma, advocaat en bestuursvoorzitter bij BarentsKrans Advocaten en Notarissen. Het samen­werkings­verband tussen beide beroeps­groepen is vormgegeven via een coöperatie waarvan alle partners van het kantoor lid zijn. ‘Beide activiteiten zijn financieel volledig geïntegreerd. Als er iets zou gebeuren, dan heeft dat effect op iedereen,’ zegt Zijlma.

Maar voor BarentsKrans is dat geen reden om de boel op te splitsen. ‘Het meer scheiden van de beroeps­groepen zou leiden tot andere en verkeerde prikkels tussen partners en binnen de teams waarin advocaten en notarissen samen opereren. We willen juist dat advocaten en notarissen intensief samenwerken,’ aldus Zijlma. Bovendien stelde de extern adviseur geen onvolkomenheden vast. ‘We hebben altijd al hoge eisen gesteld aan ons betalingsverkeer en derdengelden, waaronder het vereiste dat er vier handtekeningen nodig zijn voor het doen van betalingen. Wel hebben we na Pels Rijcken opnieuw in kaart gebracht wie nu welke instructies mag geven om geld over te maken en wie nu precies wat doet.’

Het aantal kantoren waarbij advocaten en notarissen onder één merknaam een zogeheten interdisciplinaire samen­werking (IDS) – naar buiten treedt, bedraagt enkele tientallen. Bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT) staan 61 notaris­kantoren geregistreerd die zo’n samen­werking hebben. Veruit het grootste deel daarvan betreft een samen­werking met advocaten, stelt het BFT, dat toezicht houdt op de kwaliteit en integriteit van notarissen. Uit gegevens van datzelfde BFT blijkt dat de geldstromen die via notarissen lopen groot zijn. Het saldo op derdenrekeningen bij alle ruim 3.300 (kandidaat-)notarissen bedroeg eind 2023 maar liefst 6,3 miljard euro. De IDS-kantoren namen hiervan zo’n 900 miljoen euro voor hun rekening. Voor zover bekend heeft geen enkel combinatiekantoor het voorbeeld van een ‘alleingang’ van Pels Rijcken gevolgd.

Rob van Eijbergen, organisatieadviseur en hoogleraar Integriteit van organisaties aan de Universiteit voor Humanistiek in Utrecht, was in 2021 als extern deskundige betrokken bij het onderzoek van de Haagse deken naar de fraude bij Pels Rijcken. Mede op basis van zijn ervaringen met lopend advieswerk bij grote kantoren waarin advocaten en notarissen onder één naam opereren, ziet hij een spanningsveld tussen beide beroeps­groepen. ‘Een notaris moet boven de partijen staan. Een advocaat dient nadrukkelijk het belang van zijn cliënt. Wanneer ze te nauw met elkaar samenwerken, kan dit vooral voor de notaris gaan wringen.’

Van Eijbergen geeft als voorbeeld dat advocaten de notaris binnen het kantoor verzoeken om ‘even snel’ een stichting op te richten. ‘De aandacht van de notaris kan onder die druk verslappen, waardoor hij de noodzakelijke checks overslaat. Ik heb gevallen gezien waarbij het juist daar misging, maar die zijn niet in de openbaarheid gekomen. Dat risico treft primair de notarissen, maar kan natuurlijk het hele kantoor raken. Vanuit risico-oogpunt is het beter dat advocaten en notarissen geen samen­werking aangaan.’ De kritiek van Van Eijbergen vindt geen gehoor. De beroepsorganisatie voor de notarissen KNB stelt geen bezwaren in samen­werking te zien zolang die voldoet aan de samen­werkingsverordening uit 2016.

Cultuur

Bij Kienhuis Legal (Enschede en Utrecht) opereren de advocaten en notarissen binnen dezelfde nv en worden de financiële risico’s gedeeld. ‘Met advocaten en notarissen onder één dak kunnen we cliënten complete dienstverlening leveren en dat biedt veel voordelen,’ zegt Joost van Ruiven, advocaat en bestuurder bij Kienhuis. ‘In veel dossiers trekken we gezamenlijk op, waarbij iedereen in een vroeg stadium wordt betrokken, ieder binnen zijn eigen rol en met toestemming van de cliënt. Bij een overname bijvoorbeeld, schrijven onze advocaten de aandeelhoudersovereenkomst en de koopovereenkomst, terwijl de notaris alle akten verzorgt. Die teksten moeten bij voorkeur op elkaar zijn afgestemd. Wanneer we gescheiden zouden werken, zou zo’n integrale aanpak voor de cliënt ingewikkelder zijn.’

Kienhuis Legal ziet geen aanleiding om de organisatie op de schop te nemen. ‘Wel hebben we vanwege de zaak bij Pels Rijcken onze eigen structuur en ons betalingsverkeer nog eens onder de loep genomen,’ zegt collega-bestuurder en notaris Matthijs van Rozen. ‘Op details na hebben hier geen wijzigingen plaatsgevonden. Vóór Pels Rijcken hadden we al voldoende waarborgen ingebouwd.’

Volgens Van Ruiven zat het probleem bij Pels Rijcken niet zozeer in de samen­werking tussen advocaten en notarissen, maar in het verslappen van de discipline. ‘Een cultuur waarbij mensen als onschendbaar werden gezien. Daar hebben we intern veel aandacht aan besteed. We willen geen prima donna’s binnen ons kantoor.’ De belangrijkste les die Kienhuis Legal heeft getrokken, is dat iedereen op zijn handelen moet kunnen worden aangesproken, voegt Van Rozen toe. ‘Regels en waarborgen zijn van belang, maar minstens zo belangrijk is dat je je collega’s durft aan te spreken. Dit dragen we actief uit tijdens periodieke medewerkersgesprekken.’

Het delen van financiële risico’s is overigens geen vereiste om gezamenlijk naar buiten toe te opereren en intensief samen te werken. PlasBossinade advocaten en notarissen (Groningen, Haren en Rotterdam) werkt met twee separate entiteiten. ‘De advocaten en notarissen zitten in hetzelfde verzamelgebouw, maar elke entiteit heeft een eigen huurovereenkomst, eigen personeel, eigen personeelsbeleid en een eigen winstdeling,’ zegt Jan Leo de Hoop, advocaat en voorzitter van het dagelijks bestuur, dat alleen over de advocaten waakt.

De advocaten en notarissen werken op basis van een samen­werkingsovereenkomst, waarin onder meer het naar elkaar doorverwijzen van klanten en het samenwerken in dossiers zijn vastgelegd. Ook zijn daarin afspraken opgenomen over commercieel beleid en het delen van bepaalde kosten. ‘Samenwerking is voor ons commercieel van belang. We hebben veel gezamenlijke klanten, vooral in onder­nemings­recht en vastgoed,’ zegt De Hoop. ‘Ikzelf doe veel fusies en overnames. Het is dan prettig om in een vroeg stadium een notaris te kunnen inschakelen. Ik hoef dan alleen maar de trap af.’ De Hoop heeft geen plannen om wijzigingen in de samen­werking aan te brengen. ‘Naar aanleiding van Pels Rijcken werden we natuurlijk even op scherp gezet, maar constateerden we dat het goed geregeld is.’

Toezicht

Pels Rijcken zegt achteraf niet ongelukkig te zijn met het beëindigen van het notariaat. ‘Uit de analyse die we toentertijd hadden gedaan, bleek dat onze kracht bij de advocatuur ligt,’ zegt de woordvoerder van het Haagse advocaten­kantoor. ‘Wij kozen er daarom voor onze energie en inspanningen in te zetten voor het bieden van excellente advocatuurlijke dienstverlening en de verbeteringen in de interne kantoororganisatie. Het beëindigen van onze notariële dienstverlening was een pijnlijk besluit, maar wel het juiste besluit. In voorkomende gevallen wordt nu samengewerkt met enkele notariskantoren en dat model werkt naar behoren.’

De woordvoerder van het kantoor geeft tevens aan dat in het verleden bij de naleving van de regels relatief veel aandacht uitging naar het van oudsher zwaar gereguleerde notariaat. ‘Ook in dat licht bezien, kan het beëindigen van de notariële dienstverlening worden beschouwd als een mogelijkheid om meer te focussen op de advocatuurlijke dienstverlening.’

Over de verhouding in regeldruk tussen advocaten en notarissen maakt bestuurder en advocaat Jeroen Reiziger van TRIP Advocaten Notarissen (Groningen, Leeuwarden en Assen) zich niet al te druk. Ook het door Van Eijbergen genoemde spanningsveld wordt niet gevoeld. Binnen het kantoor werken beide beroeps­groepen samen in een maatschap. ‘Het notariaat staat al sinds jaar en dag onder zwaardere regelgeving. Vanwege strengere eisen die de wetgever sinds een paar jaar stelt aan naleving van de wet die witwassen moet voorkomen, is de druk nu juist meer bij de advocatuur komen te liggen.’ Sinds drie jaar heeft TRIP een complianceafdeling van vier mensen die voorheen bij banken werkten. Die houdt zich onder meer bezig met de acceptatie van dossiers en cliënten en met debiteuren­beheer. ‘De compliance­afdeling richt zich nu vooral op onze advocaten, maar doet ook veel voor het notariaat,’ zegt Reiziger. ‘Compliance is in opkomst, het wordt allemaal strenger, maar dat is in de hele maatschappij zo.’

Hoogleraar Van Eijbergen heeft niet al te veel vertrouwen in het zelfreinigend vermogen van samenwerkende kantoren. ‘De compliance­functies zien er op papier mooi uit, maar het gaat erom of de complianceofficer onafhankelijk zijn werk kan doen en voldoende tegenspraak kan geven aan de managing partners. Vaak is dit onvoldoende het geval. Ook de mate waarin mensen elkaar kunnen en durven aanspreken op gedrag is niet altijd sterk.’ Van Eijbergen oppert dat een raad van commissarissen als tegenkracht dit hiaat kan vullen. ‘De accountancy loopt hier ver voor op de advocatuur.’ Pels Rijcken stelde in 2022 een raad van commissarissen in en is daarmee voor zover bekend het enige kantoor.

Volgens Van Rozen van Kienhuis Legal had een intern toezichts­orgaan in ieder geval niet een fraude als bij Pels Rijcken kunnen voorkomen. ‘Het is voor iedereen duidelijk dat wat bij Pels Rijcken gebeurde niet was toegestaan. Maar het is wat anders om daar zo veel mogelijk controlemechanismen tegenover te stellen. Als bepaalde zaken onder de pet blijven, dan komen deze ook niet tijdig de commissarissen ter ore.’

BarentsKrans overweegt op termijn een intern toezichtsorgaan in te stellen. Zijlma: ‘Partners komen ineens in managementfuncties en zijn daar meestal niet voor opgeleid. Vreemde ogen kunnen heel nuttig zijn. We huren we nu al regelmatig externe hulp in op financieel of organisatorisch vlak, maar een raad van toezicht of een adviesorgaan kan voor ons een logische vervolgstap zijn.’

Het toezicht van buiten is in ieder geval de afgelopen jaren intensiever geworden. ‘De plaatselijke deken die bij ons kantoorbezoeken uitvoert, zagen we vroeger nauwelijks, maar sinds Pels Rijcken regelmatig,’ zegt Van Ruiven van Kienhuis Legal. Zijlma van BarentsKrans voegt toe: ‘De top-50-kantoren krijgen de laatste jaren sowieso meer aandacht, dus wij ook. Dat juich ik alleen maar toe.’

Knelpunten

Advocaten en notarissen mogen van hun toezicht­houders alleen een interdisciplinaire samen­werking aangaan met elkaar, met belastingadviseurs en met octrooigemachtigden. Dit alles met het doel om de onafhankelijkheid en autonomie van deze beroeps­beoefenaren te waarborgen. Om dezelfde reden is het uit den boze dat extern financiers tot de organisatie toetreden en zeggenschap verwerven. De roep neemt echter toe om dergelijke beperkingen te verruimen.

Zijlma van BarentsKrans zegt goed te kunnen leven met de huidige voorschriften. ‘We worden in onze samen­werking niet beknot door de huidige regels. Ooit willen we fiscalisten in huis halen, maar dat is nu al toegestaan. Intensieve samen­werking met andere beroeps­groepen voegt niets toe.’ Reiziger van TRIP bevestigt dat. ‘Voor het kunnen bieden van full service aan cliënten vormen advocaten en notarissen een prima combinatie, net als fiscalisten en accountants. Kruisverbanden tussen deze beroeps­groepen werken veel minder goed.’

Behoefte aan aandeelhouders van buiten is bij geen van de genoemde kantoren aanwezig, al kan dat ooit veranderen. ‘Ik kan me voorstellen dat een externe partij kennis, ervaring en geld inbrengt om de ontwikkelingen van kunstmatige intelligentie te versnellen, wat hoge investeringen vergt,’ zegt Zijlma van BarentsKrans. ‘Het businessmodel van advocaten is toch vooral tijd en kennis verkopen, maar dit staat onder druk door de komst van kunstmatige intelligentie. De regels staan het nu niet toe, en dat is voorlopig prima, want het belang van de cliënt moet voorop blijven staan.’