vak & mens praktijk
Advocatenkantoren beschikken over een unieke databron die verder reikt dan de klassieke boekhouding. Door cijfers strategisch in te zetten, ontstaat inzicht in de prestaties en mogelijke kansen.
Financieel management gaat verder dan de boekhouding alleen. De moderne financieel manager of CFO richt zich op het interpreteren van cijfers en risico’s. Daarnaast is hij ook actief met het verbeteren van de bedrijfsresultaten in lijn met de strategische koers van het kantoor, door efficiënter gebruik te maken van middelen, maar nog belangrijker: optimalisatie van de omzetketen.
Financieel management is een vak en vormt door de financiële gezichtspunten een aanvulling op het bestuur of de managing partner. Het vak ontwikkelt zich snel door steeds weer nieuwe (technologische) mogelijkheden. Een goede CFO gaat in gesprek over de verbetermogelijkheden die hij ziet. Die verschillen per team en zelfs per persoon.
De meerwaarde van de CFO uit zich op verschillende domeinen:
- verbinding van de financiële ontwikkelingen aan het handelen binnen de praktijk;
- efficiënte, steeds verder gedigitaliseerde financiële processen;
- een goede rapportagetool op basis van de beschikbare data;
- onderkennen risico’s en veilig houden van de financiële stromen;
- investeren in goede mensen, kennis en (digitale) vaardigheden;
- onafhankelijk en belangeloos in interne discussies over bijvoorbeeld winstdeling.
Grotere kantoren hebben verschillende functionarissen die zich met de werkprocessen bezighouden. Denk aan de business controller, de financial controller of aan de risk & compliance officer. Binnen een kleiner kantoor moet je zorgen dat die verschillende vakgebieden zijn verenigd in één of een paar personen of zul je de kennis (tijdelijk) moeten inkopen.
Minder fouten
Binnen Finance zijn al jaren goede en digitaal koppelbare systemen beschikbaar voor het uitbannen van onnodig en niet zo spannend handmatig werk. Dat leidt tot meer efficiëntie en minder fouten.
- Handmatig boeken wordt digitaal scannen en herkennen van inkomende facturen.
- Handmatige onkostenformulieren worden een app op de telefoon voor het scannen en herkennen van bonnetjes.
- Open facturenlijsten uitpluizen wordt een workflow voor het automatisch signaleren en verzenden van herinneringen.
- Papieren conceptdeclaraties met onbegrijpelijke aantekeningen worden een digitaal proces waarin de wijzigingen rechtstreeks en eenduidig worden ingevoerd.
- Lijsten draaien en Excelletjes maken worden een automatische digitale rapportagetool.
- Zelfs jaarrekeningen zijn geautomatiseerd te genereren.
Deze systemen leveren een tijdsbesparing op. Belangrijker is dat geestdodend handmatig routinewerk wordt uitgebannen ten gunste van waardetoevoegende analyse en sturing op het proces. Een rapportage hoeft bijvoorbeeld niet gemaakt te worden, maar is er altijd en is elk moment actueel op basis van koppelingen met andere systemen. Per saldo ontstaat tijd voor analyse en advies.
Waardevolle data
Binnen een advocatenkantoor is een schat aan waardevolle informatie beschikbaar. De cijfers zijn veel meer dan de grondstof voor de jaarrekening. Binnen zes minuten nauwkeurig weten we hoe de omzet is opgebouwd, voor welk project en welke cliënt. Deze informatie is eenvoudig te verrijken tot inzichten waar de marketingmanager zijn voordeel mee kan doen.
Op eenvoudige wijze kunnen verbanden tussen gegevens worden gelegd, kan worden ingezoomd op afwijkingen en laat de informatie zich makkelijk delen. In detail is de performance van kantoor zo inzichtelijk te maken per team en per persoon.
Door het volgen van de kantoorprestaties met een moderne rapportagetool als Power BI kan de CFO aan de slag. Het vinden van ‘bleeders’ en signaleren van kansen kan procenten schelen in de winst. Investeringen in analysetools verdienen zich op die manier vrij snel terug. En dan moet het AI-tijdperk nog beginnen.
Er kan veel misgaan binnen de waardeketen van een kantoor. Geldstromen kunnen omvangrijk zijn en zijn daarmee interessant voor kwaadwillenden binnen én buiten kantoor. Uiteraard ligt daar ook een belangrijke rol voor de CFO.
Hij identificeert risico’s en waakt voor een sluitend geheel van veiligheids- en controlemaatregelen. Dat vraagt begrip van processen en systemen en samenwerking met ICT. Belangrijk is een sluitend geheel van maatregelen rond betaal- en bankprocessen, inclusief eventuele contante betalingen. De CFO dient te allen tijde zicht te houden op verplichtingen, bevoorschotting en inkomsten.
Tijdig zien en oplossen van problemen zijn essentieel. Matige maandafsluitingen door het jaar heen zullen in december tot onaangename verrassingen leiden. Een veelvoorkomende fout is het laten versloffen van nog te factureren en onbetaald werk. Elke maand die wordt gewacht, daalt de kans op betaling. Ook te optimistische inschattingen bij offertes kunnen leiden tot stevige afboekingen van het werk. Negeren van risico’s kan het financiële voortbestaan van het kantoor raken of straalt negatief af op kantoor. Dat kost cliënten en omzet, maar doet ook iets met de concurrentiepositie op de arbeidsmarkt.
Bestuurlijk niveau
De moderne CFO kijkt ook vooruit, naar nieuwe ontwikkelingen zoals momenteel AI. Wat betekent AI voor het werk en de tariefstelling, voor het maken van projecties? Wat betekenen duurzaamheids- en rapportage-eisen aan grote bedrijven voor het kantoor als toeleverancier en voor de eigen investeringen?
Wil de CFO zijn werk goed willen doen, dan dient hij op bestuurlijk niveau aansluiting te vinden bij de kantoorleiding. Daar ligt een bijzonderheid voor de branche. Het bestuur is (hoofdzakelijk) samengesteld uit advocaten. Zij zijn niet altijd financieel geschoold. Er ligt dus een belangrijke rol in het vertalen van de financiële performance naar het handelen van het kantoor binnen een concurrerende marktomgeving.
De transitie van traditionele boekhouding naar modern financieel management is eigenlijk geen optie meer, maar een noodzaak voor advocatenkantoren die concurrerend willen blijven. Het benutten van data, investeren in automatisering en het strategisch sturen op cijfers maakt een enorm verschil. Een moderne CFO is daarbij niet slechts een bewaker van de cijfers, maar een katalysator voor innovatie, procesverbetering en waardecreatie.