vak & mens

door Nathalie de Graaf beeld Martijn Gijsbertsen

Een goede secretaresse is onmisbaar. Wat maakt een secretaresse waardevol? Wat voor band ontstaat als je jaren samenwerkt? Drie duo’s aan het woord.

Van secretaresse naar personal assistant

Jeroen Bedaux (49) is advocaat/managing partner bij Osborne Clarke in Amsterdam. Hij is gespecialiseerd in procederen, zowel bij de overheidsrechter als in arbitrage. Melissa Schrandt (38) is sinds acht jaar zijn PA. ‘Bandjes uittikken en kopiëren? Dat is niet meer van deze tijd.’

Jeroen: ‘Voor Osborne Clarke – dat in 2014 is opgericht – werkte ik bij NautaDutilh en Baker McKenzie. De taken van een secretaresse zijn in die jaren veranderd. Vroeger tikte mijn secretaresse bandjes uit, nam ze de telefoon op, plande ze afspraken in en deed ze kopieerwerk. Dat is allang niet meer zo. Cliënten bellen mij vaak mobiel en ik beantwoord zelf mijn mails, wel zo efficiënt. Bij ons werken relatief jonge secretaresses die hoger opgeleid zijn en daardoor hoger gekwalificeerd werk kunnen doen. Ik vind de term secretaresse eigenlijk ook niet meer van deze tijd. Liever noem ik Melissa onze PA, onze personal assistant.’

Melissa: ‘Ik werk behalve voor Jeroen ook voor twaalf andere advocaten van de secties Litigation & Arbitration en TMC. Daarnaast ben ik de PA van het bestuur. Het is hectisch, maar ontzettend leuk. Toen ik na mijn directiesecretaresse-opleiding achttien jaar geleden als stagiair in de advocatuur begon, moest ik even wennen. Ik dacht: advocaten? Is dat niet heel hiërchisch? Een beetje stijfjes? Maar dat bleek gelukkig niet het geval. Vroeger ging de correspondentie per post en fax. Er werd veel vaker via kantoor gebeld. Dat zorgde ervoor dat mijn werkzaamheden anders waren. In de loop der jaren ben ik me gaan verdiepen in procesvoering bij zowel de rechtbanken als de hoven. Dat heb ik altijd interessant gevonden. Ik ging zelf op onderzoek uit en stelde veel vragen. Mijn functie is veel inhoudelijker geworden.’

Jeroen: ‘Melissa weet alles over de administratieve kant van het procederen. Ze houdt de termijnen van de procedures bij en zorgt ervoor dat die worden nageleefd. Ze maakt de B‑ en H‑formulieren, vraagt op tijd uitstel aan en dient processtukken op tijd in. Verder beantwoordt ze onze vragen over de rol en de procesvoering. Natuurlijk moet je die kennis als advocaat zelf hebben, maar het is heel fijn dat zij ook volledig op de hoogte is. Daarnaast leest ze altijd alle processtukken en overeenkomsten door. Ze checkt ze op taalfouten, maar ook of alle benodigde producties en bijlagen erbij zitten en of er geen rare zinsconstructies in staan. Op die manier hanteren we een vierogenprincipe en is de kans klein dat we ergens overheen lezen.’

Melissa: ‘Ik ervaar geen hoge werkdruk, ook al werk ik voor meerdere advocaten én het bestuur. Ik kan prima aangeven welk werk voorrang heeft en wat even kan blijven liggen. Op ons kantoor bestaat geen hiërarchie en er hangt een prettige, informele sfeer. Daardoor kan ik mijn werk naar eigen inzicht indelen en ervaar ik geen barrière als ik moet aangeven dat ik ergens nog niet aan toe gekomen ben.’

Jeroen: ‘Aan het begin van de week hebben we altijd overleg met ons team, daar zit Melissa vanzelfspekend ook bij. Dan bespreken we welke zaken er lopen en wat er voor die week verwacht wordt. Op die manier doen we aan verwachtingsmanagement. Melissa weet wat er komen gaat en de advocaten onderling weten wat er bij haar uitgezet wordt, zodat we kunnen doseren. We zijn een jong kantoor. De oudste partner is 52. Bij ons werken geen advocaten die al veertig jaar in het vak zitten en wellicht gewend zijn aan een bepaalde hiërarchie. We zijn een hecht team. Daar hoort de PA ook bij. Dus als we als team een uitje hebben, gaan eten of lunchen samen dan gaat Melissa ook altijd mee, niet in de laatste plaats omdat zij ook sociaal een aanwinst is. We leveren een product aan de cliënt. En we zijn allemaal onderdeel van dat product. Sterker nog, dat is essentieel. Ik vind het belangrijk dat als een cliënt belt en ik hem of haar niet te woord kan staan, dat Melissa dat doet. Ook op een meer inhoudelijke manier. Dus dat ze kan zeggen: “Ik begrijp dat u vandaag belt, want morgen is het kort geding.” Dat is professioneel en daar krijgt de cliënt een goed gevoel van.’

Melissa: ‘De rechtbanken en hoven organiseren bijeenkomsten voor advocaten over procesvoering en de rol. Daar ga ik altijd met veel plezier naartoe. Het bewaken van de procesgang geeft me voldoening. Ik lees ook de vonnissen die binnenkomen. Is er een termijn waar we iets mee moeten? Iets anders dat belangrijk is? Ik krijg veel waardering voor mijn werk. De advocaten zeggen vaak dat ik mijn werk goed doe en hoe blij ze met me zijn. Soms krijg ik zelfs een cadeautje. Ik zit hier helemaal op mijn plek.’

Jeroen: ‘Dat is maar goed ook. Dan blijft ze bij ons!’

Twintig jaar lief en leed gedeeld

Kicky Hamer (65, Hamer Advocaten in Bussum) en secretaresse Marijke Veen (64) werken al meer dan twintig jaar samen. Niet alleen delen ze lief en leed op werkgebied – Kicky is gespecialiseerd in arbeidsrecht – , ook privé kunnen ze het nodige bij elkaar kwijt. ‘We zitten in dezelfde levensfase, hebben eenzelfde achtergrond en begrijpen elkaar.’

Marijke: ‘Ik heb onlangs mijn twintigjarig jubileum gevierd op kantoor en werd zó verrast. Er waren slingers opgehangen en ik kreeg een mooie bos bloemen. Dat vond ik al geweldig. Maar toen nam mijn man mij ’s avonds mee naar mijn favoriete restaurant in Bussum en zaten daar tot mijn verrassing alle collega’s met hun partners! Op de menukaart stond een foto van mij die in een onbewaakt ogenblik genomen was. We hebben een topavond gehad.’

Kicky: ‘Marijke en ik gaan lang terug. Hebben zelfs een tijd met z’n tweeën gewerkt. Ruim dertig jaar geleden startte ik met mijn eigen bedrijf. In augustus 2001 kwam Marijke erbij. Samen hebben we de nodige economische stormen overleefd, zoals de crisis in 2008 en corona. In 2010 besloot ik mijzelf en het kantoor opnieuw uit te vinden. Na een forse reorganisatie hebben Marijke en ik vanaf 2012 het kantoor samen gevoerd. Niet alleen met veel plezier, maar ook succesvol.

Wat Marijke zo speciaal maakt? Ze heeft een rustige persoonlijkheid, kan goed luisteren, relativeren, maar vooral heel goed organiseren. Sinds Marijke er is, en zeker vanaf het moment dat we met zijn tweeën het kantoor voortgezet hebben, heb ik mij niet meer bekommerd om de interne organisatie. Ik kan mij volledig focussen op mijn vakgebied en hoef me geen zorgen te maken over kantoorzaken. Die verant­woordelijk­heid ligt bij Marijke.

Wat de samenwerking een extra verdieping geeft, is dat we even oud zijn, allebei uit Bussum komen, ongeveer gelijk onze kinderen en kleinkinderen hebben gekregen en allebei getrouwd zijn met een echtgenoot, die heel veel van huis is en was zodat de zorg van het gezin voornamelijk op onze schouders rustte.’

Marijke: ‘Toen mijn kleinzoon tien weken te vroeg werd geboren, zei Kicky meteen: “Ga naar huis, naar je dochter.’’’

Kicky: ‘En toen mijn broer in 2008 onverwacht overleed, kon ik mijn hart uitstorten bij Marijke. Het was een nare tijd, ik ben lang depressief geweest en ze heeft me enorm gesteund.’

Marijke: ‘We vertrouwen elkaar. Gaan met respect met elkaar om.’

Kicky: ‘We hebben ook veel lol met elkaar. We zijn bijvoorbeeld samen naar de Weight Watchers geweest. Welke advocaat en secretaresse doen dat nou, haha? En we delen vaak cadeautjes die we van cliënten krijgen.’

Marijke: ‘Je vraagt me ook om advies. Bijvoorbeeld als het contact met een cliënt wat stroef verloopt. “Heb ik misschien te fel gereageerd?” vraag je dan. “Wat vind jij?’’’

Kicky: ‘Ik vind het fijn om met Marijke te sparren, stel haar mening op prijs. Ik vind het ook fijn als ze alle correspondentie en overeenkomsten naleest. Dat ze dat checkt op taalgebruik en spelfouten.’

Marijke: ‘Weet je nog van die malafide deurwaarders? Daar hebben we toen ook zo om gelachen.’

Kicky: ‘Oh ja! Vooral omdat dat een beetje dom was van me, haha. Er gingen geruchten dat er malafide deurwaarders waren, dus toen er een deurwaarder bij ons op de stoep stond – en ik werkelijk geen idee had wat hij kwam doen – heb ik hem héél bot weggestuurd. Later bleek dat hij per ongeluk op het verkeerde adres stond, maar dat hij wel degelijk een professional was. Ik heb toen nog mijn excuus aangeboden via de mail.’

Marijke: ‘Dit soort anekdotes doen het goed tijdens een twintigjarig jubileum, haha.’

Kicky: ‘Maar we zijn heel serieus hoor, werken allebei keihard. Sinds 2013 werk ik samen met mijn oudste zoon, Michiel Schimmel. Later zijn Moshe Beukers, Toine van Spanje en Titus Bouman er bijgekomen. Marijke werkt nu ook voor deze advocaten. Maar dat gaat goed, toch Marijke?’

Marijke: ‘Zeker. Wat ik fijn vind, is dat ik mijn werk zelf kan indelen. Ik regel de declaraties, correspondentie, doe kopieerwerk en houd de voorraad bij. Eigenlijk doe ik alles om het reilen en zeilen van kantoor goed te laten verlopen.’

Kicky: ‘Ik heb nog nooit een beoordelingsgesprek met jou gevoerd. We zijn een klein kantoor en er is veel gelijkwaardigheid. Marijke gaat binnenkort met pensioen en inmiddels zijn we druk op zoek naar opvolging. Ik weet nu aldat ik haar erg ga missen. Ook al doen we privé niet veel samen, voelt ze als een vriendin.’

Marijke: ‘We delen zoveel met elkaar. Ik ga jou ook missen. Absoluut.’

Geen hiërarchie, iedereen gelijk

Ronald Schrömbges (47, Goedrecht Advocaten Nijmegen) heeft naar eigen zeggen een topsecretaresse aan Mary Borst (46). Ze voelt volgens hem haarfijn aan wat er van haar verwacht wordt. ‘Mary heeft aan een half woord genoeg en is proactief.’

Ronald: ‘Als ik aan Mary vraag of ze iets wil doen dan zegt ze negen van de tien keer: “Dat heb ik al gedaan!” Of dan ligt een map die ik nodig heb al op mijn bureau. Mary is mijn Donna Paulsen uit de advocatenserie Suits, haha.’

Mary: ‘Ik werk sinds 2000 in de advocatuur en heb inmiddels voldoende ervaring om te weten wat er van me verwacht wordt. Als jong meisje wilde ik altijd bij een reisbureau werken, ik vond de reiswereld fascinerend. Maar tijdens mijn opleiding aan de MTRO in Utrecht veranderde dat beeld en ben ik een secretaresse-opleiding gaan doen. Zo rolde ik de advocatuur in. Geen dag is hetzelfde door de verschillende werkzaamheden en diversiteit aan cliënten die voorbijkomen. In de loop der jaren heb ik verdiepingscursussen gevolgd op het gebied van alimentatierekenen en roladministratie. Ook heb ik meer geleerd over de basis van de verschillende rechts­gebieden. Ik verzorg de in- en uitgaande post, beheer de agenda, ontvang cliënten, doe de roladministratie, verzorg de kantooradministratie, maak de facturen en ik archiveer. Ons kantoor heeft een focus op het mkb. We richten ons met drie advocaten met name op verbintenissenrecht, aansprakelijkheidsrecht, omgevingsrecht, vastgoed- en bouwrecht en familierecht. Dat betekent dat ik alle documenten verzamel voor de verzoekschriften en aktes opstel. Ook het contact met de rechtbank behoort tot mijn werk.’

Ronald: ‘Toen ik in 2017 samen met mijn compagnons Wouter van de Velde en Bob van Treijen Goedrecht Advocaten begon, vertelde Wouter dat hij nog wel een goede secretaresse wist.’

Mary: ‘Ik heb jarenlang voor Wouter gewerkt en was in between jobs toen ik hem via LinkedIn een berichtje stuurde. ‘Ken jij nog een advocaten­kantoor dat op zoek is naar een secretaresse?’ Zo kwam ik bij Goedrecht terecht. Ik werk zowel voor Ronald, Wouter als Bob.’

Ronald: ‘Omdat we een klein kantoor zijn, zitten we nogal op elkaars lip. Dan scheelt het als je het goed met elkaar kunt vinden. We zijn allemaal zo rond eind veertig, dus we zitten in dezelfde levensfase. Wat ook heel fijn is, is dat de man van Mary vrachtwagenchauffeur is en dat ze wel gewend is aan mannenpraat.’

Mary: ‘Haha, zeker. Ik heb ook nog twee zoons, dus ik kan wel wat hebben.’

Ronald: ‘Wat we dan onderling zeggen? Dat kan ik natuurlijk niet verklappen. Maar het is niet vrouwonvriendelijk, toch Mary?’

Mary: ‘Vooruit, het kan nét allemaal. Nee hoor, grapje. Het is vooral gezellig en er wordt tussen het werk door veel gelachen met elkaar.’

Ronald: ‘Bij grotere kantoren zie je vaak een enorme hiërarchie tussen de partners, medewerker en stagiairs. En daaronder komen dan de secretaresses. Ik houd daar helemaal niet van. Op sommige kantoren worden secretaresses bij elkaar in één ruimte gezet of wordt in de communicatie duidelijk gemaakt dat de advocaat de opdrachtgever is. Bij Goedrecht kennen we dat niet. Iedereen is gelijk.’

Mary: ‘Dat gevoel heb ik inderdaad ook. Dat merk je onder andere bij kantooruitjes. Eén keer per jaar hebben we een kerstdiner waar ook alle partners en kinderen bij zijn. Dat is altijd gezellig. Onze kinderen zijn inmiddels pubers en kunnen het ook goed met elkaar vinden. Ze doen tijdens die uitjes samen spelletjes.’

Ronald: ‘Als ik rond kerst een cadeau nodig heb voor iemand dan vraag ik dat aan Mary. Ze werkt drie dagen per week voor ons en heeft daarnaast een bedrijf in gepersonaliseerde cadeaus.’

Mary: ‘Ik ben blij met de onderlinge band die we op kantoor hebben. Ik ga daardoor met plezier naar mijn werk. De sfeer is informeel, de lijntjes kort en dat werkt heel prettig.’