vak & mens cover

Iedereen financieel doorgelicht

Alle kantoren moeten deze zomer hun financiële gegevens over het vorige boekjaar overleggen. De gedachte daarachter: een financieel ongezond kantoor kan kwetsbaar zijn. Hoe wordt die informatie geanalyseerd?

Stel, denkbeeldig advocaten­kantoor A. te B. ziet het eigen vermogen in één jaar tijd terugvallen van vijf naar vier ton. Dat levert tien minpunten op. Bij kantoor C. te D. blijkt het werkkapitaal in datzelfde jaar met zestig procent afgenomen. Ook dat zijn tien minpunten. Die zijn er ook voor kantoor E. te F. dat per 31 december meer dan de helft van de omzet als onderhanden werk in de boeken heeft staan.

Niet goed, evenmin rampzalig. Het kan altijd een jaartje tegenzitten. Problematisch wordt het pas als deze drie scenario’s zich tegelijkertijd afspelen bij een en hetzelfde kantoor. In dat geval worden de minpunten bij elkaar opgeteld en volgt een oranje vlag. Nog meer minpunten levert een rode vlag op.

Elk kantoor met een rode vlag belandt na de zomer op het bureau van de lokale deken.

De lokale dekens controleren ieder jaar of alle ruim 18.500 advocaten voldoen aan de regels die de Verordening op de advocatuur en de Wwft aan advocaten stellen. In het eerste kwartaal dient elke individuele advocaat een vragenlijst in te vullen, de zogeheten centrale controle verordening (CCV-individueel). Die richt zich onder meer op de controle van de vereiste opleidings­punten en de verplichte kwaliteitstoets.

Vanaf 2020 moeten alle kantoren een opgaven doen van de financiële kengetallen, met name over de financiële gegevens van het voorgaande boekjaar. (Sinds vorig jaar is die uitvraag gekoppeld aan de CCV opgave-kantoor, waarin wordt verzocht om aanvullende inlichtingen, bijvoorbeeld of sprake is van Wwft-plichtige diensten.) Deze uitvraag vindt begin juli plaats.

Unit FTA

De eerste controle wordt voor de dekens uitgevoerd door de unit Financieel Toezicht Advocatuur (FTA), dat kantoor houdt bij de NOvA in Den Haag.

Rode, groene en oranje vlaggen

Van de 5.620 kantoren die in 2023 hun financiële kengetallen over het boekjaar 2022 invoerden, kregen er 375 een rode vlag toebedeeld. Nog eens 451 kantoren scoorden een oranje vlag. Een overgrote meerderheid van 85 procent (ruim 4.797 kantoren) kreeg een groene vlag.

Van de 375 ‘rode’ kantoren bleek bij nadere beschouwing in 159 gevallen (ruim veertig procent) geen nadere actie vereist, meldt het dekenberaad in het jaarverslag over 2023. In veertien gevallen werd nader onderzoek ingesteld door de unit FTA. Nog eens 71 kantoren kregen een telefoontje van de lokale orde met een verzoek om een nadere toelichting. Bij 57 kantoren werden de jaarrekening van het vorig jaar en de halfjaarcijfers van het lopend jaar opgevraagd.

De 375 rode vlaggen waren niet altijd een verrassing. 37 kantoren zaten al in financiële monitoring. Bij 23 kantoren werd besloten de kengetallen van 2024 af te wachten voor eventuele vervolgactie. In tien gevallen werd een regulier kantoorbezoek door de deken voor het volgend jaar ingepland. Met nog eens vier kantoren werd een financieel gesprek door een medewerker van de lokale orde ingepland.

Eén van de accountants bij de FTA is Ubo Bilstra. Hij en zijn drie collega’s zien jaarlijks de financiële kengetallen van alle ruim 5.600 kantoren langskomen. In opdracht van de lokale dekens analyseren zij de kengetallen, daarbij geholpen door een algoritme dat negatieve uitschieters selecteert. ‘Ik spreek zelf liever van rekenregels. Bij een algoritme heb ik het gevoel dat het automatisch tot een besluit leidt en dat is hier niet zo. De rekenregels zijn slechts een hulpmiddel dat ergens de aandacht op vestigt.’

Bij de automatische analyse van de kengetallen wordt met name gekeken naar het eigen vermogen van een kantoor, de liquiditeitspositie, de ontwikkeling van de omzet en het nettoresultaat. Niet alleen in absolute zin, maar ook relatief, ten opzichte van een jaar eerder. De cijfers worden ontleend aan de beveiligde website kengetallen.advocatenorde.nl, waar kantoren ze van 1 juli tot half september kunnen opgeven. Alleen de medewerkers van de FTA hebben toegang tot die databank.

Bilstra: ‘We zien daar de cijfers zoals ze zijn ingevuld, maar krijgen ook een voorselectie die is gedaan door de applicatie. Elke opgave wordt voorzien van een gekleurde vlag. Bij groen hoeven we er in eerste aanleg geen aandacht aan te besteden, bij oranje en rood gaan we de cijfers direct nader bekijken.’

Elk financieel kengetal krijgt in het systeem een waardering. Een gezond cijfer levert geen minpunten op, maar negatieve getallen leiden tot vijf, tien, twintig of dertig punten. De FTA spreekt niet van minpunten, maar van signaleringspunten. Bij elkaar opgeteld leiden die tot oranje (dertig of vijfendertig punten) of rode vlaggen (veertig punten of meer). De FTA-medewerkers kunnen vervolgens naar eigen inzicht de kleur van een vlag aanpassen, zegt Bilstra. ‘Je denkt misschien, kan dat zomaar? Maar dat kan inderdaad en daar is een goede reden voor. Je krijgt bijvoorbeeld aardig wat signalerings­punten bij een negatief eigen vermogen. Maar voor een eenmanskantoor maakt het nogal een verschil of het om één euro negatief eigen vermogen gaat of om een ton. Als er voldoende wordt verdiend in zo’n praktijk vinden we een euro negatief niet zo erg.’

Werkkapitaal

Niettemin leidt een significante daling van het eigen vermogen wel tot gefronste wenkbrauwen. Als het vermogen in een jaar tijd met een ton vermindert óf veertig procent daalt, deelt het algoritme tien signaleringspunten uit. Eenzelfde rekensom wordt gemaakt ten aanzien van de liquiditeit, ook wel werkkapitaal genoemd. Dat is de optelsom van het banksaldo, uitstaande nota’s bij cliënten, onderhanden werk, minus de openstaande rekeningen die het kantoor zelf nog moet betalen.

‘Met 17.000 euro zit je in de buurt van het bijstands­niveau. Dat komt geregeld voor’

Bilstra: ‘Bij een negatief eigen vermogen heb je meer uit je bedrijf gehaald dan je hebt verdiend. De liquiditeits­positie laat zien of je in staat bent je rekeningen op de korte termijn te betalen. In geval van plotselinge dalingen kijken we goed wat er aan de hand is. Als het vermogen daalt van drie miljoen naar 2,9 miljoen, is dat per saldo een ton. Die punten strepen we weg, want 2,9 miljoen is ook heel mooi. Bij een daling in liquiditeit proberen we ook vast te stellen of het de verkeerde kant dreigt op te gaan of dat het wel meevalt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat eerder sprake was van een heel hoog saldo dat nu tot normale proporties is teruggebracht.’

De zogeheten OHW-ratio is ook een factor van betekenis. Dat gaat om de hoeveelheid onderhanden werk in verhouding tot de totale opbrengsten. Anders gezegd, betreft het de uren die een advocaat heeft gemaakt, maar nog niet in rekening heeft gebracht. Als die onbetaalde uren meer dan de helft van de jaaromzet beslaan, volgen tien minpunten. Bilstra: ‘Er zijn advocaten die behoorlijk wat werk stoppen in hun zaak en dat nog niet declareren. Waar wij naar kijken, is hoe hoog de ratio is ten opzichte van de omzet. Onderhanden werk mag je terecht waarderen. Maar wij als accountants zien liever niet dat er te veel tijd overheen gaat. Naarmate het langer duurt, wordt het onzekerder of je het ook daadwerkelijk krijgt.’

Ook als de hoeveelheid onderhanden werk een factor anderhalf hoger uitpakt dan een jaar eerder, worden er tien punten toegekend. ‘Het moet dan overigens wel om een significant bedrag gaan.’

Voor openstaande rekeningen die het kantoor nog moet voldoen, geldt hetzelfde als voor de OHW-ratio. Bij een scheve verhouding volgen signaleringspunten en dreigen er oranje of rode vlaggen.

Vorderingen

Aandacht is er ook voor de vorderingen op participanten of gelieerde ondernemingen, zowel kort- als langlopend. ‘Kort gezegd gaat het om het geld dat een advocaat van zijn eigen onderneming heeft geleend. Bij bv’s komt het nettoresultaat meestal ten goede van het eigen vermogen en dat kun je na belasting uitkeren als dividend. Maar je kunt het ook overmaken van de rekening-courant naar je privérekening of je eigen holding, voor belasting dus. Dan hoef je niet af te rekenen, maar die fiscale claim blijft natuurlijk wel bestaan. Dat is meteen het risico op de achtergrond, vandaar dat we deze post in de gaten houden.’

Per saldo geldt dat maximaal tachtig procent van het eigen vermogen als vordering mag uitstaan bij partners of gelieerde ondernemingen. ‘Eigenlijk is het al eerder gevaarlijk, maar je moet ergens een grens trekken. Als er meer geld uit de advocatenpraktijk wordt gehaald dan er aan eigen vermogen tegenover staat, is het vanuit ons perspectief risicovol. Dat komt overigens niet zo vaak voor.’

Voor elk bedrijf geldt dat het resultaat wordt bepaald door de opbrengsten minus de kosten. Voor een eenmanszaak is dat resultaat de beloning voor de arbeid. Kantoren kunnen er ook voor kiezen hun advocaat-partners een salaris uit te betalen, dat boekhoudkundig onderdeel uitmaakt van de kosten. De automatische rekenregels van de FTA tellen het nettoresultaat en de salarissen bij elkaar op en delen dat door het aantal advocaat-partners. Per saldo ontstaat de zogenoemde management fee. Als dat getal lager is dan 17.000 euro, verschijnt er een oranje vlag. Bilstra: ‘We hebben het hier over het verdienvermogen van de advocaat. Met 17.000 euro zit je in de buurt van het bijstandsniveau. Dat komt geregeld voor. Dan verdien je in de advocatenpraktijk opvallend weinig; dat is een punt van aandacht.’

In deze categorie zitten ook parttimers of advocaten die na hun pensionering nog een kleine praktijk hebben. Maar het zijn niet per se eenpitters, zegt Bilstra. ‘Het kan ook om een meermanszaak gaan, waar de kosten te hoog zijn in verhouding tot de omzet. Misschien is sprake van een hoge huur of hoge personeelskosten.’

Omzet

Ten slotte is daar de omzet, meer in het bijzonder de ontwikkeling daarvan. Als die in een jaar tijd met een kwart daalt, kent het systeem 25 signaleringspunten toe. Immers, een gezonde onderneming boert niet achteruit. Bilstra: ‘Soms kan er een heel goede verklaring voor zijn, maar als het ongewenst en ongewild is, kan het een voorbode zijn van een neergaande verdiencapaciteit. Als iemand een halfjaar niet heeft kunnen werken door ziekte, zie je dat terug in de omzet.’

Vanaf 1 juli tot 15 september hebben kantoren de tijd om hun kengetallen in te voeren. Elk kantoor krijgt van de lokale deken een e‑mail met een uitnodiging die toegang biedt tot een beveiligde website. Dat vraagt even aandacht, maar met hulp van het eigen boekhoudsysteem hoeft het niet al te veel tijd te kosten, denkt Bilstra. ‘Het gaat hier niet om kengetallen die je speciaal voor ons moet opzoeken en uitrekenen, maar dit haal je uit de eigen jaarcijfers die sowieso voor 1 juli gereed moeten zijn. Vandaar ook dat op 1 juli wordt uitgevraagd.’

‘Er zijn advocaten die behoorlijk wat werk stoppen in hun zaak en dat nog niet declareren’

De unit FTA bespreekt alle oranje en rode vlaggen met de dekens. Als het aantal oranje vlaggen groot is, volgt meestal nog een extra selectie om de potentiële risicogevallen eruit te vissen. Bilstra: ‘De rode vlaggen worden in ieder geval besproken met de deken. Het wil weleens voorkomen dat een deken meent dat er geen directe reden is tot zorg en niet besluit tot aanvullende actie. Als ik een andere mening ben toegedaan, kan ik behoorlijk tegensputteren, maar uiteindelijk is het de deken die beslist. In de praktijk komt dat tegensputteren slechts zelden voor, aangezien de dekens en ik in de loop der jaren eenzelfde blik hebben ontwikkeld.’

Voorkomen beter dan genezen

De verplichting tot het verstrekken van de financiële kengetallen kwam niet zonder slag of stoot tot stand. Uiteindelijk moest de tuchtrechter het pleit beslechten.

Na een geslaagde pilot besloot het dekenberaad vanaf 2020 alle kantoren in Nederland jaarlijks tot financiële openheid te dwingen. Als je weet hebt van de financiële positie, heb je weet van mogelijke financiële risico’s, luidde de redenering. De Amsterdamse deken Evert Jan Henrichs schreef in een toelichting: ‘De afgelopen jaren zijn zo nu en dan serieuze zorgen gerezen over de financiële toestand van advocaten­kantoren. Gevreesd moet worden dat dergelijke situaties de komende jaren eerder zullen toenemen dan afnemen. Ook al komt het gelukkig slechts sporadisch voor dat advocaten­kantoren failliet gaan of advocaten onder druk van hun financiële situatie verkeerde afwegingen maken en de integriteit schenden, is – onder het motto voorkomen blijft beter dan genezen – structureel toezicht op de financiële positie van kantoren geboden.’

Enkele kantoren weigerden hun medewerking, omdat ze deze vorm van toezicht te ver vonden gaan. Onder hen het Amsterdamse ngnb, dat het – op verzoek van Henrichs – liet uitdraaien op een proefproces bij de tuchtrechter. Bij het Hof van Discipline stelden de ngnb-advocaten dat de structurele uitvraag van kengetallen disproportioneel is en in strijd met artikel 5:13 Awb.

Het hof oordeelde eind 2021, net zoals eerder de Raad van Discipline, dat de deken bevoegd is als bestuursorgaan financiële kengetallen op te vragen. De deken had voldoende onderbouwd dat het voor effectief preventief toezicht nodig is financiële informatie te verzamelen, stelde het hof. Anders dan de raad vond het hof de weigering van advocaten om mee te werken tuchtrechtelijk verwijtbaar. De deken kan zijn toezicht­houdende taken zowel bestuurs­rechtelijk als tuchtrechtelijk handhaven. Die tweewegenleer werd vorige maand nog eens bevestigd door de bestuursrechter in Den Haag (ECLI:​NL:​RBDHA:​2024:8257). Ondanks enkele recente tuchtrechtelijke uitspraken (zie tuchtrecht­column), kiest het dekenberaad ervoor advocaten die niet voldoen aan de CCV-uitvraag eerst met een last onder dwangsom en eventueel een boete tot medewerking te bewegen.