vak & mens

door Francisca Huijting-Mebius

Je eigen digitale dossierkast altijd bij de hand om snel stukken te raadplegen en een zaak voor te bereiden. Het software­programma CaseLynx, ontwikkeld door en voor advocaten, moet het werk een stuk efficiënter maken.

Hallo paperless lawyer, vaarwel fysieke dossiers. Deze slogan prijkt groot op het beeldscherm wanneer je de onlangs gelanceerde website van CaseLynx opent. Met het softwareprogramma kunnen advocaten dossiers aanmaken met daarin hyperlinks die verwijzen naar dossierpagina’s. Volgens ontwikkelaars, straf­recht­advocaten Kerem Canatan, Sylvester Römer, Tom Gijsberts (allen werkzaam bij Meijers Canatan Advocaten in Amsterdam) en voormalig IT-manager Maarten Ketel, behoort het uitprinten van dossiers daarmee tot het verleden.

‘Elke advocaat zal het herkennen,’ zegt Canatan. ‘In welk bestand, op welke locatie en welke pagina staat ook alweer die belangrijke alinea voor je zaak? Zou het niet makkelijker zijn om dat met één muisklik te vinden? Waarom kan een productielijst niet automatisch worden voorzien van genummerde bijlagen die ook met hyperlinks raadpleegbaar zijn? Het frustreerde ons dat binnen de advocatuur wel de stap naar de digitalisering van dossiers werd gemaakt, maar niemand had nagedacht hoe je daar dan makkelijk en sneller in kunt werken. Veel advocaten printen alsnog alles uit om handmatig te markeren en aantekeningen te maken. Dat moet en kan anders.’

Canatan liet zich inspireren door de rechterlijke macht. De Rechtspraak werkt met DIVOS, een vergelijkbaar systeem waarmee dossiers met hyperlinks worden aangemaakt voor en door rechters. Daar wordt ook veelvuldig gebruik van gemaakt tijdens zittingen. ‘Navraag leerde dat DIVOS niet beschikbaar is voor externen en ook andere tools bleken niet toereikend. Toen besloten we zelf software te ontwikkelen.’

Als startpunt volgden de advocaten een workshop om het programma van eisen te bepalen voor het zogenaamde MVP (minimaal levensvatbaar product). ‘Daarmee zijn we naar verschillende ontwikkelaars gegaan voor een plan van aanpak en offertes om uiteindelijk te kiezen voor de partij die het nu voor ons doet. Zij hebben alles geprogrammeerd, wij hebben steeds input gegeven tijdens de zogenoemde sprints (stappen) waarbinnen de software is gebouwd. Tussentijds konden we functionaliteiten testen en ook onderdelen toevoegen of laten vervallen. Softwarebouwers kijken uiteraard anders naar de functionaliteit dan gebruikers, vooral als het om zo’n specifieke doelgroep gaat, de advocatuur. Het was dus belangrijk om steeds uit te leggen wat wij nodig hebben en waarom.’

Na een testfase van ongeveer een jaar, waar onder andere advocatenkantoor De Roos & Pen Advocaten ook aan deelnam, is de software sinds enkele weken rijp voor de markt. Het programma kost enkele tientjes per maand per gebruiker. De oprichters verwachten dat een tijdsbesparing van dertig procent haalbaar is doordat advocaten sneller informatie binnen hun stukken terug kunnen vinden.

Tijd

Met het programma kunnen documenten, zoals pleitnotities, dagvaardingen, verzoekschriften en vragenlijsten voor getuigen worden gemaakt. Allemaal vergezeld van hyperlinks. Ook kunnen per case nieuwe gebruikers worden toegevoegd wat samenwerken in één dossier mogelijk maakt.

De stukken bevinden zich (beveiligd) in de cloud. Canatan: ‘Het gemaakte document bevat niet alleen de hyperlinks, maar ook de gelinkte pagina’s die automatisch kunnen worden voorzien van doorgenummerde tussenbladen. Vooral voor productielijsten scheelt dat advocaten werk. Stapels uitgeprinte producties sorteren en handmatig tussenvellen toevoegen, is daardoor niet meer nodig. De ontvanger kan binnen het document op de links klikken om de bijlagen te openen. Scrollen en zoeken binnen een statisch document is hiermee verleden tijd.’

Volgens Canatan helpt dat ook bij het overtuigen van de rechter. ‘Als die de juiste productie met één klik op zijn scherm kan zien en naar die van de wederpartij eerst moet zoeken, dan weet ik zeker dat die eerste een betere positie heeft.’

Canatan heeft zichzelf een dag per week uitgeroosterd om uitsluitend voor CaseLynx te werken. ‘Dat is soms ingewikkeld met een drukke praktijk, maar ik doe het niet alleen. Zo krijg ik ondersteuning van een werkstudent en doet de ontwikkelaar het technische deel. Als de software aanslaat, gaan we personeel aannemen.’

Wat het project tot nu toe allemaal gekost heeft, is bedrijfsgeheim, zegt Canatan. ‘Maar software ontwikkelen is geen goedkope business. Wat het in elk geval gekost heeft is tijd, veel tijd.’