vak & mens
Norton Rose Fulbright besloot vorig jaar het roer volledig om te gooien: het kantoor verhuisde naar de Zuidas, introduceerde het hybride werken en paste de inrichting daar volledig op aan. ‘Vaste werkplekken? Daar doen we niet meer aan.’
‘De gedachte was vroeger dat hybride werken niet samenging met de advocatuur,’ zegt Daphne Broerse, vastgoedadvocaat en voormalig managing partner bij NRF. ‘Zo’n vijf jaar geleden hebben we een pilot gedaan. Iedereen mocht één dag per week thuiswerken. Dat sloeg niet aan. Er was een enorme drempel. Veel vragen. Hoe moet dat dan? Hoe werkt dat dan? Men vond: de advocatuur is traditioneel, er is veel papierwerk en noodzakelijk teamoverleg. Je kunt je werk het beste vanuit kantoor doen.’
Corona veranderde de perceptie binnen het wereldwijde kantoor totaal. ‘Plotseling zaten we met z’n allen vanuit huis te werken en bleek dat prima te gaan. Sterker nog, veel medewerkers vonden het juist fijn. Het gaf flexibiliteit om je werkdag zelf in te delen. Al waren er natuurlijk ook dingen die men miste, vooral het sociale contact op kantoor.’
‘We hebben gekozen voor een horeca-uitstraling, zodat het voelt alsof je even ergens anders bent’
Het twintigjarig jubileum en het aflopen van het huurcontract bij de Rembrandtoren – waar NRF al die tijd zit – zorgden voor een evaluatiemoment. Broerse: ‘Het was tijd om de balans op te maken. Wat gaan we doen? Verlengen we het huurcontract? Zitten we nog wel op de juiste plek qua groei en duurzaamheid? En hoe richt je een kantoor in op eventueel hybride werken?’
Zelf vond Broerse het belangrijk dat medewerkers meer vrijheid kregen om keuzes te maken. Om naar eigen behoefte een dag(deel) thuis of op kantoor te werken. Ook wereldwijd houdt NRF zich met deze vraag bezig. ‘We hadden in de coronatijd gezien dat thuiswerken ook voordelen bracht,’ legt ze uit. ‘Qua productiviteit bijvoorbeeld, maar ook qua reistijd. Vooral voor het hoofdkantoor in Londen was dat het geval. In Londen zijn veel van onze medewerkers doorgaans anderhalf uur heen en terug kwijt in de drukke Londense spits.’ Kantoorbreed werd er onderzoek gedaan onder alle medewerkers. Hoe hebben ze de coronatijd ervaren? Wat werkt wel, of juist niet? En wat hebben ze nodig? ‘Daar kwam uit dat mensen de combinatie prettig vonden: én naar kantoor, én thuiswerken. Alle kantoren van NRF besloten daarop hybride te gaan werken volgens het twee-twee-éénmodel: twee dagen op kantoor, twee dagen thuis en één dag flexibel. De kantoren in Singapore en Hamburg pasten hun inrichting daarop aan. Evenals in Amsterdam. ‘De beslissing viel om naar een groter pand te gaan. Toen ons oog viel op 2Amsterdam – het voormalig Stibbe-kantoor – dat een BREEAM Excellent duurzaamheidslabel heeft, was de keuze snel gemaakt. NRF verplaatste naar de Zuidas, dicht bij Schiphol én in een duurzaam pand.’
Warme kantooromgeving
Interieurarchitect Casper Schwarz kreegt de opdracht het nieuwe kantoor in te richten. ‘Voor ons waren een aantal zaken van belang,’ zegt Broerse. ‘De architect moest een visie hebben op het nieuwe werken en daar ervaring in hebben. Daarbij zochten we iemand die ons er doorheen trok en zichtbaar bleef. Werken voor de advoctuur is niet altijd makkelijk voor een andere beroepsgroep. Advocaten zijn kritisch. We hadden allemaal een eigen mening en wilden daar vol voor gaan. Schwarz kon daarin meebewegen, maar ook tegengas geven. Op sommige momenten zei hij: “Nee, we doen het zó.” Dat hadden we nodig.’
Interieurarchitect Casper Schwarz: ‘NRF was op zoek naar een efficiencyslag in vierkante meters gecombineerd met een uitnodiging om op kantoor te komen werken. Dat hebben we gedaan door de werkplekken divers, comfortabel en transparant te maken en door de sociale ruimten aantrekkingskracht te geven. De werkvloeren hebben een licht en natuurlijk interieur. Met bamboehouten lamellen kastdeuren bijvoorbeeld. Verfijnd en duurzaam. Boogvormen die doen denken aan de klassieke oudheid. En grote planten als onderdeel van het ontwerp. De tegenstelling met het Social Heart kan bijna niet groter. Daar hebben we met donker hout, terracotta vloeren, uitgesproken meubilair en verlichting een ruimte gecreëerd die net zo goed een grand café zou kunnen zijn. Daar vergeet je dat je in een kantoorpand bent. Terwijl het ook een werkomgeving is. Het Social Heart is de verbindende schakel tussen zowel de medewerkers, de cliënten als het netwerk van NRF in Amsterdam.’
Het resultaat is een warme kantooromgeving met veel rondingen, bogen en planten. Er is voor ieder wat wils: er zijn werkkamers voor twee, drie of vier personen, meetingrooms met knusse banken of een traditionele vergaderopstelling, zithoeken met hoge tafels en boekenkasten. En dan is er het ruime Social Heart. ‘Daar komen mensen samen om te lunchen of gezellig een koffietje te doen,’ zegt Broerse. ‘We hebben gekozen voor een horeca-uitstraling, zodat het voelt alsof je even ergens anders bent.’
Flexibel
Saskia Blokland is advocaat, gespecialiseerd in M&A-transacties en de huidige managing partner van Norton. In juli vorig jaar nam ze het stokje over van Daphne Broerse. ‘Ik krijg veel enthousiaste reacties over de inrichting,’ zegt ze. ‘Mensen vinden het een prettige werkomgeving, ze voelen zich hier thuis.’
Toch was het volgens Blokland spannend of het hybride werken in de praktijk zou bevallen. ‘Medewerkers hebben geen eigen plek meer,’ zegt ze. ‘Via een app kun je een bureau boeken. Dat is wennen. Mensen zijn gewoontedieren en willen het liefst op dezelfde plek zitten met hun spulletjes om zich heen. Dat kan nu niet meer, want als je klaar bent dan is het de bedoeling dat je je spullen opruimt en in een kluisje doet. We hebben gezegd: probeer het uit, boek zo veel mogelijk een ander bureau, laat het over je heen komen. Als blijkt dat het in de praktijk niet werkt dan ondernemen we actie. Maar ik ben positief verrast hoe mensen het omarmd hebben.’
‘Mensen zijn gewoontedieren en willen het liefst op dezelfde plek zitten met hun spulletjes om zich heen’
Ook het feit dat iedereen nu door elkaar zit – partners, stagiairs en ondersteunend personeel – was even wennen, al was er altijd al een wat plattere werkstructuur. ‘Bij NRF kennen we geen sterke hiërarchie. Niemand krijgt een voorkeursbehandeling. Dat je samen met stagiairs op een kamer zit, is alleen maar leuk.’ Broerse: ‘Ik heb veertien jaar een eigen kantoor gehad. Het was in het begin wel even omschakelen. Maar als je als managing partner alleen op een kamer zit, moet je wel echt je best doen om ertussen te blijven. Dat is de andere kant. Nu is het een stuk makkelijker. Ik voel me meer onderdeel van het geheel en daarnaast krijg je juist leuke gesprekken met verschillende collega’s als je samen op één kamer zit.’
‘We zijn wel alert,’ vult Blokland aan. ‘Net hebben we weer een survey gedaan. Hoe kunnen we voldoen aan de behoefte van onze medewerkers? Dat is continu het belangrijkste. We hebben bijvoorbeeld bewust teamdagen georganiseerd, zodat je binding blijft houden met je eigen team. Daarnaast vereist de orde van advocaten dat stagiairs vier dagen per week op kantoor zijn vanwege het opleidingsaspect. Als stagiairs steeds bij iemand anders zitten dan voelen ze misschien minder de vrijheid om vragen te stellen.’
Bij het grootste team zijn bewust een mentor en buddysysteem ingevoerd, vertelt Blokland. ‘De mentor – meer senior – en buddy – peer – nemen de rol van een kamergenoot over en hebben geregeld overleg met de stagiair. De stagiair kan ook altijd bij de mentor en buddy terecht. Vanuit de mental health-gedachte houden we bij iedereen een vinger aan de pols. Het is nu wat makkelijker om je te onttrekken aan het zicht en verloren te raken. Dat houden we goed in de gaten. Ook daarin spelen de mentor en buddy een rol. Maar tot nu toe zijn de geluiden positief.’