van de nova uitgelicht
Veel advocatenkantoren hebben een open en uitnodigende kantoorinrichting. Daarmee bied je cliënten een toegankelijke entree, maar juist die toegankelijkheid kan ook ten koste gaan van een veilige werkomgeving van de advocaat zelf. Jorn Krijgsman, commercieel directeur van beveiligingsbedrijf Kop Beveiliging dat in opdracht van de NOvA veiligheidsscans bij advocaten uitvoert, geeft drie tips waarmee advocaten de meest voorkomende risico’s kunnen beperken of zelfs voorkomen.
1entree
Onopgemerkt loopt een cliënt of postbezorger via de open entree zo het kantoor binnen. Geen camerabeveiliging of een medewerker die bezoekers ontvangt. Werkplekken zijn via enkele stappen bereikbaar. ‘Dat vormt een vrij speelveld voor bezoekers met kwade bedoelingen. Een gesloten deur en intercom bieden daar een vrij eenvoudige oplossing voor,’ zegt Krijgsman. ‘Hiermee kun je meteen controleren of bezoekers met een legitieme reden langskomen en bepalen of je ze binnenlaat.’ Ook de deurbrievenbus lijkt onschuldig, maar kan risico’s met zich meebrengen. ‘Een brandend krantje glipt er snel doorheen en een fikse kantoorbrand ligt op de loer. Rookmelders in de entreehal voorkomen dat vuur om zich heen grijpt zonder dat alarm wordt geslagen. Als je het helemaal goed wilt doen, ga dan voor een externe brievenbus,’ adviseert Krijgsman.
Sleutelbeheer
Naast het aanbrengen van beveiligingssystemen in en rond het kantoor, is het ook goed op naar het beheer van de administratieve processen te kijken. Zo adviseert Krijgsman een duidelijk sleutelbeheer. ‘Bijvoorbeeld op de vraag wie de sleutel van de voordeur of de code van het alarmsysteem heeft, weet niet iedereen het antwoord. Na uitdiensttreding van collega’s wordt de code van beveiligings- en toegangssystemen niet aangepast en de administratie ervan vergeten. Leg dit vast en houd het actueel.’
2Crisisprotocol
Krijgsman wijst er ook op dat een bestaand veiligheidssysteem vaak gemakkelijk uit te breiden is met extra functies. ‘Denk bijvoorbeeld aan een interne noodknop die je binnen enkele minuten kunt installeren. Daarmee waarschuw je collega’s als een overleg met een cliënt uit de hand loopt. En als zich een onveilige situatie voordoet, wees dan voorbereid. Weten collega’s waar je je op dat moment bevindt? Zijn contactgegevens van vrienden of familie bekend op kantoor? Antwoorden op deze vragen geven input voor een crisisprotocol waarin je vastlegt hoe te handelen in een crisissituatie.’
3Vraag ook een veiligheidsscan aan
Op initiatief van de NOvA heeft het ministerie van Justitie en Veiligheid geld ter beschikking gesteld om advocatenkantoren te laten beoordelen op hun (fysieke en digitale) kwetsbaarheid. Advocaten die in aanmerking willen komen voor een gratis veiligheidsscan kunnen zich aanmelden op de website van Kop Beveiliging.